復印機是現代辦公中必不可少的辦公設備之一。他可以快速地復制文件和圖像，方便員工分享和傳遞重要信息。但復印機也有一些被保留的原因，這些原因可以確保公司和員工的利益不受損害。
1. 安全保障：一些文件包含機密信息，例如財務報表、員工檔案、客戶數據等。這些敏感信息如果有人非法竊取或泄露出去，將給公司帶來巨大財務損失和重大聲譽損失。因此，保留原始文件是對公司數據安全的保障。
2. 維權：復印機保留原因也在于方便員工維權。一些文件在處理過程中可能會被篡改或者遺漏，如果原始文件被保存，這將有助于員工在必要時提供有效證據。
3. 質量保證：有些文件需求多次印刷及復制，當這些文件被保留，可以確保印刷質量及印刷之間的連續性。
4. 法規遵守：各國和地區有許多法規要求企業必須保留一定時間的信息，包括雇傭合同、稅務申報、知識產權、保險等。在這些法規的要求下，企業需要保留文件記錄以便跟進。
5. 其他方面：如果文件的內容對于公司日常工作及規定產生重大影響，公司將會保存源文件以保護公司業務的連續性；保留原始文件也方便審計人員對文件的完整性進行審核。
復印機保留原始文件背后存在著許多正當的原因。對于任何企業來說，妥善保存核心文件對于企業的長遠發展具有重要的意義，保留源文件也可以減少時間和成本投入，并提高辦公效率。
